Lista zadań – ryzykujesz, jeśli nie znasz tych trzech sekretów

lista zadań

cathryn-lavery/unsplash.com

Często chcesz zrobić więcej, a potem nie wszystko realizujesz i bardzo Cie to frustruje. Orientujesz się, że w gruncie rzeczy cały czas robisz rzeczy ważne, owszem, ale dla innych. Lub lista zadań jest wypełniona po brzegi, a Ty czujesz, że nie możesz się skoncentrować, to nie ten dzień…

Oto trzy wskazówki, które pomogą Ci rozwiązać problemy z tworzeniem i realizacją listy zadań.

  1. Zacznij od zapełnionej listy rzeczy do zrobienia

Dokładnie tak. Zacznij od wypełnienia listy. Ważnymi dla Ciebie sprawami.

Pomyśl jaka jest jedna ważna rzecz (maksymalnie trzy), którą chcesz dziś zrobić. Wpisz ją na listę. Dopiero potem – jeśli zostanie czas do zaplanowania – dodaj inne punkty.

Dzięki temu masz pewność, że każdego dnia zrobisz coś ważnego. Pewność, że dajesz zielone światło priorytetom. Sprawom najważniejszym w Twojej pracy, życiu rodzinnym czy osobistym.

Jak w starej historyjce o słoiku, kamieniach i piasku. Jeśli najpierw wsypiesz do słoika piasek, to może zabraknąć miejsca na kamienie. Dlatego zaczynasz od kamieni. Piasek i tak się zmieści. Twoje najważniejsze sprawy, to właśnie kamienie.

Dobra. Co zrobić jeśli nie wiem, co jest ważne?

Gary Keller (“Jedna rzecz”) podpowiada: ważna sprawa (Jedna Rzecz), to taka, po załatwieniu, której inne rzeczy będą łatwiejsze lub niepotrzebne.

Tymczasem zazwyczaj skupiamy się na sprawach, które krzyczą najgłośniej: JA, JA, TERAZ MOJA KOLEJ, ZAJMIJ SIĘ MNĄ!!! Stephen R. Covey (“Siedem nawyków skutecznego działania”) nazywa je sprawami pilnymi – nieważnymi.

To np. odpisywanie na większość mejli, czytanie nowych wpisów na Facebooku, wyszukiwanie nowych diet lub sposobów na uzdrowienie relacji z partnerem. To bycie “zajętym”.

Bycie “zajętym” daje złudzenie, że działamy, aby osiągnąć cel (w dodatku nie ryzykujemy klęski, bo w sumie nic nie robimy). Wyszukujemy np. nowe diety w sieci, bo chcemy schudnąć lub czytamy już 10 artykuł o tym, jak mieć coraz lepszy związek.  Tymczasem do celu przybliży nas tylko działanie – jedzenie kilku porcji warzyw dziennie czy szczera rozmowa z ukochaną osobą.  

Oczywiście, nie damy rady skupić się tylko na sprawach, które uważamy za super ważne. To nierealne w życiu większości z nas. Rzecz w tym, żeby każdego dnia być choć o 1 procent lepszym w czymś istotnym. Stanie się tak jeśli będziesz realizował ważne zadania, a nie czerpał przyjemność z wykreślania błahostek ze swojej “to do” listy.

lista zadań

  1. Zadbaj o “strefy wolnego czasu”

W castingu na największą porażkę, jaką można ponieść przy układaniu listy spraw do zrobienia, to zdecydowanie numer jeden. Co? Do bólu dokładne wyliczanie co i o której godzinie zrobimy.

17.35 – zakupy w spożywczym

18.15 – odebranie płaszcza z pralni chemicznej

18.45 – spotkanie z Anką

19.30 – trening

20.30 – kolacja z narzeczonym

To najkrótsza droga do klęski. Wiem, bo kiedyś ją przeszedłem.

Choćbyś stawała na głowie, to nie dasz rady dopilnować takiego rozkładu dnia. Nie jesteś maszyną. Życie to w dużej mierze chaos (nie potrzeba nawet do tego dzieci). Masz lepsze i gorsze dni. Robiąc zbyt dokładne wyliczenia fundujesz sobie frustrację, zniechęcenie i rozczarowanie. Efekt: masz serdecznie dosyć i w ogóle rezygnujesz z dobrej rzeczy jaką jest lista zadań. 

(Sprawdź dlaczego notowanie jest dobre na wszystko, nawet, żeby schudnąć)

Oto ratunek: twórz “strefy wolnego czasu” (SWC).

SWC to wolny czas między najważniejszymi sprawami do zrobienia. Nie planujesz “na zakładkę”, tylko zostawiasz bufor, np. 30-60 minut “niezaplanowanego” czasu między zadaniami.

Jeśli coś zajmie ci więcej czasu niż myślałaś (zbytni optymizm wpisany jest w naszą naturę, na pewno moją :), to będziesz miała zapas do wykorzystania. Jeśli zdążysz wcześniej – zyskujesz chwilę dla siebie (miła niespodzianka).

SWC sprawdza się, bo bardzo często jesteśmy rozproszeni i nie potrafiły w 100 proc. skoncentrować się na zaplanowanym zadaniu. Taka jest nasza ludzka natura. Lepiej to zaakceptować niż toczyć walkę skazaną z góry na klęskę. Dobry przykład daje przedsiębiorca Ramit Sethi ma w każdą środę i piątek kilka godzin na które nic nie planuje.

Oto moja lista zadań – tak w praktyce  wyglądają “strefy wolnego czasu”. Wszystkie sprawy do załatwienia, terminy, godziny spotkań, pomysł wrzucam do AsanyNatomiast rano każdego dnia tworzę taką listę zadań (przykład z dwóch dni, inspiracja: Cal Newport i jego “Deep Work”):

 

lista zadań

Wiem, hardkorowi fani produktywności złapią się za głowę. Wszystko przecież można robić korzystając z aplikacji lub programów, po co jeszcze jakieś karteczki. No cóż, po prostu lubię oldskulowy ołówek i papier 🙂

Takie planowanie wymaga pewnej wprawy. Daj mu jednak szanse! Wiem z doświadczenia, że jest proste i sprawdza się w codziennym życiu.

  1. Załatwiaj sprawy w blokach

Jak widać staram się zbierać w kupę podobne czynności do zrobienia. Pisanie, załatwianie spraw “na mieście”, dzwonienie. W ten sposób oszczędzam czas i energię. Zdecydowanie łatwiej przychodzi mi też koncentracja.

(Sprawdź jak skoncentrować się, żeby lepiej i szybciej wykonać zadanie)

I znowu: nie zawsze mam idealny dzień, czasem coś wybuchnie i rozsadzi bloki, ładnie ułożona lista zadań idzie w diabły. Jestem na to wewnętrznie przygotowany. To też element systemu. 

Żeby osiągnąć niezwykłe wyniki, weź notes lub kalendarz i podczas każdej sesji planowania dnia, wyznacz trzy bloki: kiedy będziesz odpoczywał, przynajmniej 4 godziny przeznaczone na Jedną Rzecz oraz przynajmniej godzinę tygodniowo na sprawdzenie jak ci idzie realizacja celów – radzi Gary Keller w „Jednej rzeczy”.

Keller podkreśla: musisz zdecydowanie bronić zaplanowanych przez siebie bloków czasowych. Chodzi przede wszystkim o czas poświęcony na Jedną Rzecz. 

(Dowiedz się, jak elegancko mówić ludziom “nie”, żeby chronić swój czas)

W „zblokowanym czasie” jedyną rzeczą, którą możesz robić, poza pracą nad projektem (lub inną sprawą, której dedykowałeś blok – rp) jest jedzenie, picie i spanie – podkreśla Tobi Hannah.

Wpisz na listę sprawy ważne dla Ciebie, zanim zrobią to inni!