4 niespodzianki, które zrujnują Twój świetny plan dnia

plan

unsplash.com/dan-carlson

Świetnie ułożony plan dnia, wiesz, co masz zrobić, świeci słońce. Nagle pstryk i wszystko zaczyna się walić. Powodów może być mnóstwo – wybrałem cztery nieoczywiste. Plus sposoby, jak sobie z nimi radzić

  1. Wszystko zajmie Ci więcej czasu niż się spodziewałeś

Zadanie pochłonie tyle czasu ile na nie przeznaczyłeś – tak wynika ze słynnego prawa ParkinsonaA na pewno nie mniej – dodam od siebie.

Niestety zazwyczaj większość spraw (tych poważniejszych) pożera więcej minut niż się spodziewałem. Zakupy, pisanie tego posta, spotkanie ze znajomymi, nie wspominając zebrań w pracy. Na szczęście, jak dowiedli  badacze, to powszechna przypadłość.

Nicholas Epley, psycholog z University of Chicago, proponuje następujący eksperyment. Zapisz sprawy, które na prawdę chcesz zakończyć w najbliższych tygodniach. Potem dodaj:

  • datę spodziewanego zakończenia wymienionych zadań
  • datę zakończenia, jeśli wszystko pójdzie dobrze
  • datę zakończenia, jeśli wszystko pójdzie źle

Otóż najprawdopodobniej nie dotrzymasz żadnego z tych terminów. Sad but true. Sprawdź to na własnej skórze. Naukowcy zadali takie pytania 465 osobom i większość z nich zgrzeszyła zbytnim optymizmem. Badani studenci twierdzili, że wykonają zadanie w przeciętnie 34 dni. Okazało się, że pomylili się nawet w przypadku pesymistycznego scenariusza (przeciętnie podawali 49 dni). W rzeczywistości potrzebowali przeciętnie 55 dni.

Jak można uniknąć tej pułapki, żeby plan dnia nie posypał się jak domek z kart? Przypomnij sobie, jak precyzyjne były Twoje przewidywania w przeszłości.  Z doświadczenia wiem, że sam powinienem przeznaczyć na poważniejsze zadanie ok. 25 proc. czasu ekstra. 

  1. Jesteś zbytnim optymistą (nie bądź też pesymistą, jest inna droga)

Nie tylko jeśli chodzi o przewidywanie czasochłonności pisania raportu czy robienia zakupów. Z zasady myśl o najgorszych scenariuszach. Planuj jak się do nich przygotować. Masz szansę, że podejmiesz kroki, żeby zapobiec złemu obrotowi sytuacji.

  • piszę pracę magisterską, ale mogę nie zdążyć na wyznaczony termin. Sprawdzę, czy ewentualnie będę mógł go przesunąć
  • jestem w świetnej formie. Co się stanie, kiedy niespodziewanie zachoruję? Może warto wykupić abonament medyczny
  • bez problemu spłacam ratę kredytu hipotecznego. A jak stracę pracę? Dowiem się w banku, co wtedy mogę zrobić.

Zachowaj pozytywne nastawienie i wiarę w swoje możliwości. Spodziewaj się, że przyszłość przyniesie raczej dobre zdarzeniaPozbądź się natomiast naiwnego optymizmu czyli pozytywnego myślenia.

Optymizm, który pozwala nam zdobywać górskie szczyty, zakładać firmy, zakwalifikować się na Igrzyska Olimpijskie, a nawet dokonywać prostych zmian w życiu – zacząć dietę czy więcej spać – idzie w parze ze słabym punktem: wszystko może pójść źle – mówi noblista Daniel Kahneman.

Zazwyczaj zauważamy to po klęsce – to właśnie “postmortem” świetnie widać, jak na dłoni pułapki, które na nas czekały. Kahneman namawia nas w rewelacyjnej książce “Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym”, żebyśmy przed rozpoczęciem realizacji planów zrobili diagnozę  “premortem”. W firmie narada może wyglądać tak:

Wyobraźmy sobie, że minął rok. Wdrożyliśmy plan, który w tej chwili mamy przed sobą. Rezultat okazał się katastrofą. Dajmy sobie 5-10 minut, żeby krótko napisać, jak doszło do tej katastrofy – proponuje Daniel Kahneman.

Metoda po drobnej modyfikacji, świetnie zadziała również w życiu osobistym. Dzięki niej łatwiej zawczasu przygotować się na zasadzki. Rób ją nim przystąpisz do realizacji planów – życiowych ( małżeństwo), rocznych (zmiana pracy) czy tylko na dziś (wyjście z partnerem do restauracji).

Diagnoza premortem nie jest lekarstwem na każdy problem: nie chroni do końca przed nieprzyjemnymi niespodziankami, ale nieco ogranicza szkody spowodowane planami, w których nie wzięto poprawki na bezkrytyczny optymizm – stwierdza noblista.

  1. Padniesz ofiarą swojego mózgu. Lubi chodzić na skróty

“To pijak i złodziej. Bo każdy pijak to złodziej”. Pamiętacie?

Zbytni optymizm to niestety tylko jedno z około 200 błędów poznawczych, które nam grożą! W rzeczywistości, na każdy kroku podejmujemy złe decyzje i popełniamy błędy. Cóż, myślenie jest trudne, pochłania mnóstwo energii. Nasz mózg tego nie lubi. Idzie na skróty, stosuje różne triki, które często nam pomagają, choć mogą też bardzo zaszkodzić.

Profesor Kahneman porównuje: ludzie myślą tak, jak patrzą. W percepcji wizualnej tłumione są niejednoznaczności. Wybierana jest jedna interpretacja i nie zdajemy sobie sprawy z dwuznaczności lub niejasności. Dlatego tak często kierujemy się pierwszym wrażeniem, kiedy poznajemy ludzi. W pewnym stopniu to trafne podejście, ale raczej nie ma wielkiego znaczenia, jeśli planujesz dłuższą znajomość.

Często trzymamy się wstępnej oceny bez względu na wszystko.

Masz interpretację, przyjmujesz ją i dostosowujesz do niej wszystko, z góry do dołu. Tak, żeby całość pasowała do interpretacji –  tłumaczy Kahneman. Brzmi znajomo?

Padamy ofiarą uprzedzeń, kiedy:

  • mamy zbyt dużo informacji (dlatego zwracamy uwagę to co jest niezwykłe, szalone lub nowe, powtarza się często lub potwierdza nasze przekonania)
  • nie potrafimy przekuć surowej informacji w wiedzę (dlatego używamy szablonów, generalizujemy, dajemy kredyt zaufania, upraszczamy problemy, ulegamy nastrojowi chwili)
  • brakuje nam czasu, a trzeba działać szybko (dlatego zakładamy, że mamy rację, uda nam się, najlepsza rzecz to ta na wyciągnięcie ręki, powinniśmy zakończyć co zaczęliśmy, najłatwiejsze rozwiązania są najlepsze)
  • mamy ograniczoną “pojemność” pamięci (dlatego generalizujemy, korygujemy wspomnienia, używamy zewnętrznych nośników pamięci)

 

Na każdy z tych punktów składa się masa błędów poznawczych. Złapałem się za głowę widząc tą infografikę!

błędy poznawcze

https://medium.com/thinking-is-hard/4-conundrums-of-intelligence-2ab78d90740f#.agmyx65i6

 

Bardzo trudno poradzić sobie z błędami poznawczymi. Jednak pierwszym krokiem jest uzmysłowienie sobie, że istnieją. I zachowanie czujności.

Nie powinniśmy wierzyć we wszystko, co myślimy – stwierdza Drake Baer z New York Magazine.

 

  1. To trudna decyzja…

Wydarzyło się coś nieoczekiwanego i nie wiesz – trzymać się planu, czy go zmienić…

Od Twoich decyzji zależy w którym kierunku podążysz. Proponuję Ci dwie strategie, przeczytaj też mój tekst o tym, jak podejmować szybko i trafnie decyzje.

Spójrz na listę kontrolą przygotowaną przez Erika Larsona w Harvard Business Review.

Podejmowanie decyzji, to trudna robota. Mamy silną emocjonalną tendencję, żeby po prostu zdecydować i iść dalej – zauważa Larson. A coraz większa ilość informacji i nasza iracjonalna natura wcale zadania nie ułatwia.

Dlatego Larson i jego współpracownicy przygotowali listę kontrolną. Jeśli przy podejmowaniu decyzji odhaczycie punkt po punkcie, to Wasze szanse na znalezienie najlepszego rozwiązania wzrosną.

  • zapisz pięć swoich istniejących celów/priorytetów na które wpłynie ta decyzja. Skupisz się na tym, co jest ważne i unikniesz pułapki racjonalizowania podjętych już decyzji
  • zapisz 3-5 realistyczne alternatywy
  • zapisz jakie najważniejsze informacje pominąłeś
  • zapisz jaki wpływ na Ciebie i otoczenie będzie miała za rok ta decyzja
  • poproś o opinię przynajmniej dwie, ale nie więcej niż sześć osób, które mogą być zainteresowane Twoją decyzją. Spojrzenie z różnych perspektyw zniweluje wpływ uprzedzeń, które już masz
  • zapisz, co postanowiłeś. To pomoże Ci w realizacji decyzji (dowiedz się dlaczego)
  • po pewnym czasie od podjęcia decyzji i realizacji postanowienia, sprawdź czy wszystko idzie zgodnie z Twoim zamierzeniami. W razie potrzeby wprowadź korektę.

Nasze badania wykazały, że menedżerowie, którzy regularnie wykonują powyższe siedem kroków, oszczędzają średnio 10 godzin dyskusji, decydują o 10 dni szybciej i poprawiają wyniki swoich decyzji o 20% – reklamuje Larson.

Charles Duhigg w “Mądrzej, szybciej, lepiej” podpowiada: wyobraź sobie kilka wariantów przyszłości, a potem spróbuj określić, które z nich są najbardziej prawdopodobne i dlaczego.

Np. żona dzwoni do Ciebie, że ma chwilę na obiad. Pracujesz i zastanawiasz się czy skorzystać z zaproszenia. Możesz wrócić zrelaksowany i szczęśliwy. Lub wrócisz zmęczony, bo omawialiście problemy z dzieckiem czy inne rodzinno-domowe sprawy. Po rozważeniu tych scenariuszy możesz wybrać na obiad restaurację w pobliżu pracy i jeśli trzeba poprosisz żonę o przełożenie rozmowy o dziecku na wieczór.

To oczywiście prosty przykład, w bardziej skomplikowanych sytuacjach scenariuszy będzie więcej i będą wymagały większego namysłu żebyś zachował efektywność.

Co zrobić:

  • wyobraź sobie różne scenariusze przyszłości (także sprzeczne)
  • przywołaj swoje doświadczenia oraz ewentualnie wykorzystaj wskazówki osób, które zrobiły, to nad czym się zastanawiasz
  • spójrz na problem z różnych perspektyw

Duhigg zauważa, że nie będziemy w stanie trafni wybierać, jeśli nie nauczymy się przepowiadać przyszłości, a do tego jest potrzebna styczność z odpowiednio dużą liczbą sukcesów i porażek (unikniesz ulegania swoim pobożnym życzeniom).