12 grzechów i grzeszków, które zrujnują Twoje zarządzanie czasem

zarządzanie czasem

Dobre zarządzanie czasem nie wymaga od Ciebie umysłu Einsteina. Wystarczy trochę praktyki, cierpliwości i unikania tych 12 błędów.

1. Nie masz umiaru w planowaniu

Są ponoć ludzie, którzy szczegółowo planują każdy dzień, niemal do kwadransa. Ponoć niektórym, czasem nawet udaje się taki plan zrealizować. Ja kiedyś próbowałem. I dziękuję. Tobie też takie podejście odradzam. To najkrótsza droga żeby zafundować sobie wyrzuty sumienia, frustrację i zniechęcić się do świadomego zarządzania czasem.

Życie jest zbyt nieprzewidywalne żeby próbować je okiełznać rozpisując, co będziesz robił minuta po minucie. Niby oczywista oczywistość, ale czasem łatwo o niej zapomnieć. Tymczasem dobre zarządzanie czasem polega na zapewnieniu wystarczającej ilości czasu na sprawy RZECZYWIŚCIE ważne dla Ciebie oraz zarezerwowaniu kawałka dnia na niespodziewane zdarzenia

[FM_form id=”20″]

 

2. Nie spisujesz listy zadań do zrobienia
Codzienne notowanie, co masz do zrobienia, to serce dobrego zarządzania czasem. Listę możesz robić na kartce papieru, w kalendarzu lub korzystając z jednej z dziesiątek aplikacji. Sam używałem kiedyś Nozbe, teraz przesiadłem się na Asana.

Dlaczego robienie listy „to do” jest ważne? Wiadomo, pamięć bywa zawodna. Jednak to nie wszystko. Badacze dowiedli, że samo spisanie listy zadań przybliża Cie do ich realizacji.

3. Wypełniasz listę po brzegi
Papier jest cierpliwy i wszystko zniesie. Wiem, byłem dziennikarzem. Możesz wpisać w kalendarzu 10 lub 15 spraw do załatwienia. Efekt? Klęska, a potem frustracja. Wykreślenie wszystkich zadań z tak wypełnionej listy nie jest zazwyczaj możliwe. Jesteś tylko człowiekiem – zabraknie Ci czasu i/lub energii.

Dlatego staram się nie mieć na liście „to do” więcej niż 5 zadań na dzień. Oczywiście myślę teraz o przedsięwzięciach  bardziej skomplikowanych niż wyrzucenie śmieci lub podlanie kwiatków.

4. Brakuje Ci priorytetu
Tak się dzieje, kiedy załatwiasz sprawy z listy jak leci; liczy się kolejność ich zapisania, a nie waga zadania. Ryzykujesz, że rzeczy naprawdę ważne padną ofiarą mniej istotnych. I to tylko dlatego, że zapisałeś je na liście pod numerem 4, a nie 1.

Gary Keller radzi wybrać każdego dnia JEDNĄ rzecz do wykonania. Po jej zrobieniu reszta spraw ma być łatwiejsza lub wręcz niepotrzebna.

Każdy człowiek ma określone zasoby czasu i energii, jeśli więc będziesz starał się wydatkować je na wszystko po trochu, niewiele dokonasz. Musisz zajmować się mniejszą liczbą spraw, która zaczną przynosić większe efekty, a nie rozmieniać się na wiele różnych zajęć, z mizernym skutkiem – radzi Gary Keller w fenomenalnej „Jednej rzeczy”.

5. Priorytet nie jest najważniejszy
OK, wybrałeś priorytet. Jednak zamiast zabrać się za niego na początku dnia (w najlepszej formie jesteśmy 2-2,5 godz. dziennie, większość z nas rano), odkładasz go na później. Tymczasem w drugiej połowie dnia czyhają na Ciebie zazwyczaj niespodziewane zdarzenia – np. musisz odebrać dziecko ze szkoły, odwiedzić rodziców, zrobić zakupy – lub jesteś zmęczony po godzinach spędzonych na np. bezproduktywnych zebraniach.

Odwlekanie wykonania ważnej, ale nie pilnej sprawy sprawia, że mogą je wyprzeć pilne (głośno krzyczące) choć w gruncie rzeczy niezbyt istotne zadania.

Oto lekarstwo. Zabierz się w pierwszej kolejności za najważniejszą rzecz na liście. Wtedy masz energię i pełny bak silnej woli. Pozostałe sprawy załatw później. To jak z wypełnianiem szklanego słoja kamieniami i piaskiem. Jeśli najpierw wsypiesz piach, to na kamienie nie starczy miejsca.

(Dowiedz się jak pożytecznie wykorzystać prokrastynację, czyli odwlekanie)

6. Dajesz się pokonać rozpraszaczom
No dobrze, teraz zaczynają się schody. Dla wielu osób to może być najtrudniejszy punkt. Rozpraszacze. Sam wciąż z nimi walczę. I nie zawsze wygrywam.

Zaczynasz dzień od sprawdzenia Facebooka lub skrzynki e-mail (niehigieniczne korzystanie z poczty elektronicznej to prawdziwy killer produktywności, samopoczucia, a nawet … inteligencji). Potem zamiast skupić się na tym, co masz do zrobienia, reagujesz na pikający Messenger i sprawdzasz, co napisali znajomi, przeglądasz co chwile newsy na Onecie, odbierasz i wysyłasz sms-y, zagadujesz kolegów lub koleżanki z pracy. Trzasło, prasło i już południe.

Tymczasem koncentracja na tym, co robisz, jest kluczem do skutecznego zarządzania czasem. Łatwo powiedzieć, bardzo, bardzo trudno zrobić. Żyjemy przecież w czasach, kiedy dosłownie wszystko domaga się naszej uwagi.

Jednak umiejętność skupienia się da Ci olbrzymią siłę! Szybciej i sprawniej wykonasz zadanie. Będziesz mniej zmęczony i zyskasz więcej czasu dla siebie.

Jak ja to robię? Najpierw smartfon. Jeśli nie spodziewam się bardzo ważnych telefonów, odkładam go do innego pokoju lub wyłączam. Do niedawna wyjątkiem był poniedziałek, kiedy wysyłałem gazetę do drukarni i musiałem mieć łączność z dziennikarzami żeby nanosić ostatnie poprawki.

Skrzynkę pocztową sprawdzam dopiero po wykonaniu głównego zadania. Sygnalizator o przychodzącej korespondencji jest naturalnie wyłączony. Podobnie jak Facebook (zaglądam do niego podczas jednej z przerw).

Podczas pracy skupiam się na tym, co robię przez ok. 25 minut, potem robię 5 minut przerwy (metoda Pomodoro). Po ok. 2 godzinach odpoczywam dłużej, ok. 20-25 minut. Jasne, to plan optimum, nie zawsze jego realizacja idzie gładko. Jednak staram się trzymać tego założenia. U mnie działa.

Po kilku godzinach pracy w skupieniu włączam telefon, odpisuję na sms-y i oddzwaniam. Takie „odcięcie” od świata to zbyt radykalne rozwiązanie? Pomyśl: kiedy ostatnio miałeś tak bardzo ważny telefon, że RZECZYWIŚCIE musiałeś go natychmiast odebrać?

7. Nie blokujesz zadań
Blokowanie zadań to wielka oszczędność czasu – za jednym razem załatwiasz podobne do siebie sprawy.

Na przykład dzwonisz, odpisujesz na sms-y, e-maile i inne kontakty lub wychodząc z domu idziesz na pocztę, po drodze robisz zakupy, wypłacasz pieniądze i oddajesz książkę do biblioteki.

W „zblokowanym czasie” jedyną rzeczą, którą możesz robić, poza pracą nad projektem (lub inną sprawą, której dedykowałeś blok – rp) jest jedzenie, picie i spanie – podkreśla Tobi Hannah.

8. Bierzesz zbyt wiele zobowiązań
Pielęgnuj niełatwą sztukę mówienia „nie” ludziom, którzy chcą żebyś coś dla nich zrobił. Nie chodzi o to żeby być nieużytym egoistą. Nie. Powinieneś tylko pamiętać, że doba nie jest z gumy.

Jeśli zgadzasz się zrobić wszystko, o co cię poproszą, pozwalasz na to,  by cały twój czas wypełniło realizowanie zadań ważnych, a niekoniecznie dla ciebie – przestrzega Leo Babauta w „Skup się”.

Ostrożnie wybieraj zobowiązania, pomagaj ludziom na których rzeczywiście Ci zależy. Choćbyś nie wiem jak bardzo chciał, to przecież wszystkim nie dogodzisz.

Za każdym razem kiedy mówię „nie” dla czegoś, co nie jest ważne, mówię „tak” dla rzeczy, która jest ważna – podkreśla Michael Hyatt.

Często zgadzasz się zrobić coś dla kogoś/za kogoś kosztem tego, co jest dla Ciebie istotne. Pomożesz koledze, który nie wywiązał się z pracy, bo całą noc balował i zabraknie ci dnia żeby odwiedzić babcię.

To nie wszystko. Jeśli mimo dobrych chęci nie dotrzymasz niefrasobliwie danej obietnicy, zostaniesz zapamiętany nie jako człowiek gotowy do pomocy, tylko osobnik niegodny zaufania.

(Dowiedz się więcej o tym jak grzecznie mówić „nie”)

9. Brak właściwych nawyków
Będziesz panem/panią swojego czasu jeśli skuteczne zarządzanie czasem wejdzie Ci w krew. Stanie się Twoim nawykiem. Działaniem, które robisz automatycznie, bez walki ze sobą i polegania na jakże zawodnej silnej woli.

Zarządzanie czasem to nie jest fizyka kwantowa. Zasady są proste, jednak jak wiesz lub się domyślasz, wcale nie łatwe do wprowadzenia w życie.

Dlatego przez kilka tygodni miałem ustawiony na swoim telefonie alarm na godz. 22 przypominający mi, że mam jak najszybciej zaplanować kolejny dzień. I w ten sposób wieczorne planowanie weszło mi w krew. Kolejnym nawykiem, który ułatwia mi organizację czasu jest codzienne czyszczenie skrzynki odbiorczej e-mail. Wiadomości kasuję, przesyłam dalej lub archiwizuję. Dzięki temu zaglądając do inboxa wiem, że nie czai się tam 20, 100 lub 500 nieprzerobionych e-maili.

POZNAJ POZOSTAŁE 3 BŁĘDY, KTÓRE RUJNUJĄ TWOJE ZARZĄDZANIE CZASEM – DOŁĄCZ (ZA DARMO) DO CZYTELNIKÓW PREMIUM MOTYWACJA DO:

[FM_form id=”20″]