Błędy poznawcze, w planowaniu dnia, zarządzaniu czasem, tworzeniu nawyków i nie tylko, które wciąż popełniam (wrrrr….) plus pomysły, jak możecie się uchronić przed ich powielaniem.
Wiele spraw pochłania więcej czasu niż planowałem
Też tak macie? Napisanie jednego z poprzednich artykułów i wrzucenie go na Motywacja Do zajęło mi jakieś 4,5 godziny więcej niż planowałem. Uff…
Być może jesteśmy zbyt dużymi optymistami i za bardzo wierzymy w swoje siły. Z drugiej strony badania wskazują, że taki zbytni optymizm wpisany jest w naszą naturę podobnie, jak inne błędy poznawcze. Po prostu myślimy, że potrafimy precyzyjnie planować. Akurat…
Opera w Sydney – jedna z najsłynniejszych budowli na świecie – miała powstać w 1963 roku za 7 mln dolarów. Okazało się, że była gotowa dopiero w 1973 roku i pochłonęła 102 mln zł.
Nicholas Epley, psycholog z University of Chicago, proponuje następujący eksperyment. Zapisz sprawy, które na prawdę chcesz zakończyć w najbliższych tygodniach. Potem dodaj:
- datę spodziewanego zakończenia wymienionych zadań
- datę zakończenia, jeśli wszystko pójdzie dobrze
- datę zakończenia, jeśli wszystko pójdzie źle
Otóż najprawdopodobniej nie dotrzymasz żadnego z tych terminów. Sad but true. Sprawdź to na własnej skórze. Naukowcy zadali takie pytania 465 osobom i większość z nich zgrzeszyła zbytnim optymizmem. Badani studenci twierdzili, że wykonają zadanie w przeciętnie 34 dni. Okazało się, że pomylili się nawet w przypadku pesymistycznego scenariusza (przeciętnie podawali 49 dni). W rzeczywistości potrzebowali przeciętnie 55 dni.
Recepta? Przypominam sobie ile czasu zajęły mi podobne zadania w przeszłości. Nie zakładam, że obecne przedsięwzięcie będzie się czymś szczególnym różniło. Jeszcze lepsze rozwiązanie: możesz poradzić się kogoś z zewnątrz, kto przerabiał już takie zadania. Jednak nie podawaj mu zbyt wielu detali. Dlaczego? Nadmiar szczegółów sprawia, że wpadamy w pułapkę nadmiernego optymizmu.
Ten błąd poznawczy już z głowy. Jednak związany jest z nim inny problem, czyli…
Plan dnia wypchany po brzegi
Plany są niczym, planowanie wszystkim – mówił gen. Dwight Eisenhower. Ciągle przyłapuję się na tym, że nie biorę sobie do serca słów amerykańskiego prezydenta. Tymczasem każdy plan ma jedną dużą wadę: szybko staje się nieaktualny.
Tak jest również z planowanie dnia (zobacz, jak robić to po mistrzowsku). Niespodziewana wizyta przyjaciół/rodziny, dodatkowa praca zlecona przez szefa, nagłe zakupy lub zajęcia dodatkowe dziecka. Misternie ułożony plan szlag trafia.
Rozwiązanie: warto zostawić sobie 20-30 proc. czasu każdego dnia na zdarzenia, których nie mogłeś przewidzieć.
Zazwyczaj robię takie okienka popołudniu – wtedy najczęściej coś “wybucha”. Jeśli nic się nie zdarzy, to OK. Mam wolny czas do wykorzystania 😉
Możesz przetestować takie rozwiązanie. Dzięki niemu nie będziesz miał uczucia, że się dusisz, Twój kalendarz trzeszczy w szwach, a choćby najdrobniejsze nieprzewidziane zdarzenie sprawi, że sypie się plan dnia. Oszczędzisz sobie frustracji i niezałatwionych spraw.
To nie jest dobry czas na ważne rzeczy
Myślę o końcu tygodnia. Tak się składa, że wiele rzeczy wymagających kreatywnego myślenia i umysłowego wysiłku zostawiałem na sobotę i niedzielę. Teraz staram się tego unikać, bo efekt był taki sobie.
Po całym tygodniu pracy, dobrze mieć jeden lub dwa dni na, jak to mówił Stephen R. Covey w “7 nawykach skutecznego działania”, ostrzenie piły. Czyli inwestowanie w siebie: odnawianie zasobów fizycznych, umysłowych, duchowych i społeczno – emocjonalnych.
Dlatego wpadł mi w oko – choć jeszcze go nie przetestowałem na sobie – pomysł “wolnych” piątków.
Piątek, piąteczek, piątunio. Tak – to dzień, kiedy robota często się nie klei. Po dniach codziennej harówki jesteśmy już zmęczeni i myślimy o czekającym nas weekendzie. Z drugiej strony większość z nas nie może sobie całkowicie odpuścić piątku.
Dlatego Sol Orwell proponuje przeznaczyć go na szeroko rozumianą naukę (np. blok czasu dedykowany czytaniu artykułów, które uzbierały się przez cały tydzień), spotkania z ludźmi ważnymi dla tego, co robisz (bardziej nieoficjalne, np. przy kawie i ciastkach) oraz strategiczne planowanie (co zrealizowałeś w mijającym tygodniu, a przy czym poległeś; co zaplanować na kolejny tydzień).
Jasne, rozwiązanie szczególnie dobrze wydaje się pasować do ludzi pracujących w tzw. wolnych zawodach lub biznesie. Jednak mam nadzieję, że nawet jeśli nie należysz do tej grupy, również znajdziesz sposób na wykorzystanie tej idei.
Nawyki i rytuały podczas wyjazdów
Otoczenie w którym działamy ma na nas olbrzymi wpływ. Większy niż nam się wydaje. Łatwiej zmienić zachowanie zmieniając otoczenie niż wykorzystując silną wolę i samokontrolę.
Co się stało z amerykańskimi żołnierzami, którzy brali w Wietnamie heroinę, a potem wrócili do kraju? Badacze byli zdumieni. Zdecydowana większość z nich nie sięgnęła po strzykawkę. Pomogła im radykalna zmiana otoczenia.
To dobra strona tego mechanizmu. Możesz ją wykorzystać jeśli chcesz np. schudnąć lub żyć zdrowiej. Jest też ciemniejsza strona.
Niedawno wyjechałem z córką na kilka dni poza Lublin. Wiele nawyków i rytuałów poszło w kąt. Wiadomo, w podróży musiałem zrezygnować z niektórych rzeczy, np. treningów na siłowni. Jednak stało się gorzej. Zamiast zestawu porannych rytuałów, które świetnie przygotowują mnie na cały dzień, brałem do ręki smartfona i zanurzałem się w Facebooka. “Zapomniałem” nawet o tak prostych rzeczach, jak wypicie szklanki wody rano czy zrobienie dziesięciu pompek.
Planujesz wakacyjny wypad, szkolenie, konferencję lub imprezę rodzinną? Znajdź 10 minut, żeby zapisać na kartce, co z codziennych rytuałów i nawyków chcecie (i jesteście w stanie!) zachować w podróży.
Poranne bieganie? Kolacja jedzona wspólnie z całą rodziną? Treningi na siłowni? Rozmowa z rodzicami przez telefon? Godzina przeznaczona na czytanie? Zanotuj. Dodaj co, kiedy i gdzie będziecie robić. Na przykład: “Jutro, po powrocie ze szkolenia, pójdę pobiegać przez 15 minut”.
Weź kartkę ze sobą, trzymaj w widocznym miejscu lub ustaw na telefonie przypomnienie o tym, co masz zrobić następnego dnia.
Zbyt mało snu (ciągle)
Sen – najprostszy sposób, żeby mieć więcej energii i sił do pracy. Wyspany zrobisz wiele rzeczy szybciej i lepiej.
(Przeczytaj, jak dzięki odpowiedniemu odpoczynkowi być lepszym o 80 proc. koleżanek i kolegów z pracy)
Świetnie, tylko co zrobić, kiedy po całym dniu chce się jeszcze wieczorem obejrzeć film, nowy odcinek “Gry o Tron” czy poczytać?
To pewnie Wam się nie spodoba – odpowiedź nie jest prosta. Możliwych jest kilka strategii, najlepiej zacząć od sprawdzenia, co zazwyczaj robisz wieczorami.
Możesz odkryć, że zamiast eliminować czynności, które lubisz i przez które kładziesz się późno spać (np. oglądanie TV 22.30-23.00), możesz robić je wcześniej w miejsce bezproduktywnych zachować, które pochłaniają wcześniej twój czas (np. bezmyślne skanowanie Facebooka 8.30-9.00) – radzi Ron Friedman.
Być może chętniej położysz się wcześniej spać, jeśli będziesz wiedział, że jutrzejszy poranek przyniesie coś fajnego. Zastanów się nad porannymi rytuałami na które nie będziesz mógł się doczekać.
Jedno działanie, które przerwałem na zbyt długo
Jestem wielkim fanem reguły 80/20 zwanej też czasem Prawem Pareta. W skrócie: niewiele elementów wpływa na większość wyników.
- spośród 10 par butów, które masz w szafie, najczęściej chodzisz w dwóch
- jeden przedstawiciel handlowy ma większy utarg niż reszta jego kolegów z firmy.
- jakość snu (jedno działanie) ma decydujący wpływ na efekty tego, co będziesz robił następnego dnia.
Tak jest też z medytacją (oraz treningiem uważności). Mało jest akcji, które zajmują tak mało czasu, a dają tak duże efekty. Wystarczy tylko 15 minut dziennie. Dobrodziejstwa mogę długo wyliczać. Wspomnę tylko, że dzięki medytacji łatwiej zapanować nad emocjami i podejmować dobre decyzje.
Przez prawie 10 lat starałem się medytować codziennie przez 15 minut. Nie zawsze dawałem radę utrzymać taką regularność. Jednak przerwa nie trwała dłużej niż 2-3 dni. Teraz minęło już … Nawet nie chcę pisać, jak wiele miesięcy.
Dlatego wracam do medytowania już od dzisiaj 🙂
A na koniec, idea na którą muszę zwrócić szczególnie dużo uwagi, czyli…
Działać zamiast być w ruchu
Wbrew pozorom, to nie jest to samo. Bycie w ruchu oznacza, jak tłumaczy James Clear, że jesteś zajęty robieniem czegoś, co samo z siebie nie przyniesie Ci oczekiwanego rezultatu. Taki rezultat da Ci natomiast tylko działanie.
Oto przykłady Jamesa Cleara:
- kiedy przeszukuję sieć, żeby znaleźć dobrą dietę lub czytam książkę na temat odżywiania, to jestem w ruchu. Podejmę akcję, kiedy zacznę dobrze jeść
- idę na siłownię i pytam o trenera personalnego. To “bycie w ruchu”. Rozpoczęcie treningu to akcja
- zbieram materiały do pracy semestralnej lub magisterki. Jestem “w ruchu”. Pisanie pracy oznacza podjęcie akcji.
Czasem “bycie w ruchu” jest dobre ponieważ przygotowujesz się, planujesz i uczysz. Jednak nigdy samo z siebie nie doprowadzi Cie do rezultatu, którego oczekujesz. Nie ma znaczenia, jak często będziesz rozmawiał z trenerem osobistym. To nigdy nie sprawi, że będziesz w dobrej formie. Tylko ćwiczenia przyniosą Ci rezultat, którego oczekujesz – podkreśla Clear.
Muszę o tym pamiętać. “Bycie w ruchu” kusi – daje złudzenie, że działamy, aby osiągnąć cel. Czasem też poczucie dobrze wykonanej roboty. I to bez ryzyka poniesienia porażki lub krytyki, której przecież nie lubimy.