Nie będę przekonywał, że planowanie jest warte zachodu. To najpewniej wiesz. Napiszę jak robić to skutecznie.
Nie zamierzam dowodzić, że to najlepsze pod słońcem rozwiązania. Przetestuj je i zobacz, które pasują do twojego stylu życia i pracy. Niektóre mogą Ci pomóc, inne odrzucisz. Ucieszę się jeśli choć jedna podpowiedź okaże się użyteczna.
13 podstawowych zasad planowania
[FM_form id=”2″]
- Zdecyduj co chcesz robić jutro. Wybierz 1-3 zadania związane z pracą i życiem prywatnym (unikaj listy dłuższej niż 4 zadania). Im więcej zaplanujesz tym większa szansa, że nie „wyzerujesz” listy. Jeśli kiedykolwiek tak się stało, to dobrze wiesz, że to nieprzyjemne uczucie.
- Wybierz, które zadanie jest dla ciebie najważniejsze – jego wykonanie będzie miało największych wpływ na twoje życie (lub ludzi na których ci zależy) lub/i po jego po wykonaniu wszystko będzie łatwiejsze ewentualnie inne działania niepotrzebne. Chodzi o zadania, które przybliżają ciebie do realizacji celów (tygodniowych, miesięcznych, rocznych czy życiowych), utrzymują na wybranym przez ciebie kursie lub pomogę stać się tym kim chcesz być.
- Wykonuj zadania od najważniejszego (bywa, że najmniej przyjemnego) do najmniej ważnego.
- Pamiętaj: ustalenie priorytetów to najważniejsza rzecz przy planowaniu! Bycie zajętym to po prostu oznaka braku koncentracji na najważniejszych rzeczach.
- Jak wybrać zadanie?
- musi być w zasięgu twoich możliwości
- musi być konkretne
- rozpoczniesz je i zakończysz tego samego dnia (tak szybko podzielisz większe zadania na mniejsze, bardziej strawne części)
- przybliży cie do większego celu
- Pomyśl co zrobić jeśli z przyczyn losowych nie będziesz mógł rozpocząć lub zakończyć zadania tego samego dnia. Szef każe Ci zabrać się za coś innego. Rozchoruje się dziecko. Dostaniesz migreny. Będziesz miał stłuczkę w drodze do pracy. Będzie awaria prądu w twoim domu. Dokończysz zadanie później? Zlecisz komuś innemu? Zrezygnujesz z niego, a może przeniesiesz – zapomnij o wyrzutach sumienia, to nie jest grzech! – na kolejny dzień (wtedy umieść je na pierwszym miejscu planu)?
- Zadanie musi być konkretne i najlepiej pozytywnie sformułowane:
- przygotuję szkic projektu zamówionego przez centralę firmy
- wybiorę zdjęcia do prezentacji
- przebiegnę 10 kilometrów
- przyrządzę obiad dla narzeczonej/narzeczonego
- kupię prezent na urodziny mamy
- sprawdzę ceny biletów lotniczych do Tajlandii
8. Przyjmij zasadę, że zadanie numer 1 robisz na początku dnia. Wtedy masz najwięcej energii – według Dana Ariely przez dwie pierwsze godziny jesteśmy najbardziej produktywni i szanse, że wydarzy się coś niespodziewanego są stosunkowo najmniejsze.
Początek dnia rozumiem bardzo ogólnie – dla Ciebie to może być popołudnie lub wieczór.
Karol Zieliński, szef PayLane, postanowił, że będzie wstawał ok. 5 rano żeby do 7 zrobić jak najwięcej najważniejszych rzeczy (o tej godzinie wstaje jego córka), w pracy robić drobniejsze rzeczy, a popołudnie i wieczór mieć dla bliskich.
Moje postanowienie wzięło się z jednego prostego powodu: mam rodzinę – córkę, żonę. Mam swoje cenne życie prywatne, przyjaciół, z którymi lubię się spotykać, hobby, któremu lubię poświęcać czas. No i mam biznes. Potrzebuję mieć na to wszystko czas – mówi Karol Zieliński.
- Często zbyt optymistycznie planujemy czas wykonania zadania. Dlatego załóż, że będziesz potrzebował na nie 25 proc. czasu więcej.
- Nie planuj w głowie! Zapisuj co masz zrobić – nawet jeśli to „tylko” 1,2 lub 3 zadania.
To drobiazg o niezwykłej sile działania. Dzięki niemu będziesz mniej zestresowanyI zwiększysz szanse na realizację planu.
- Pamiętaj o zaplanowaniu przerw na odpoczynek. Prawdziwy odpoczynek – jeśli pracujesz przy komputerze to w przerwie oderwij się od monitora, idź na spacer, do kuchni, wyjrzyj przez okno, przeczytaj rozdział powieści lub zadzwoń do znajomego.
- Raz na tydzień sprawdź jak idzie ci realizacja planów. Co zrobiłeś, a co „spadło”. Potem pomyśl o jednej ważnej rzeczy, którą chciałbyś zrobić w przyszłym tygodniu. Takiej, która przybliży cie do realizacji twoich zamierzeń.
Dzięki temu nie będziesz dryfował przez życie.
Kiedyś taki przegląd starałem się robić w niedzielę wieczorem. Zazwyczaj – weekend rozleniwia? – nie miałem wtedy na to szczególnej ochoty. Dlatego teraz podsumowanie robię w piątek.
Gorąco polecam zapisywanie wniosków. Stworzysz dziennik, który ułatwi ci realizację zamierzeń.
I jeszcze jeden punkt – być może okaże się dla Ciebie kluczowy:
- Znajdź niezwykle ważny lub/i ekscytujący powód żeby dobrze planować.
Posłuchajcie Aleksandry Budzyńskiej (Pani Swojego Czasu) , która opowiada, że najważniejsze zadanie musi bezwzględnie zrobić między godziną 8 a 9.30 – po zawiezieniu dzieci do szkoły, a przed telefonem od synka, który mówi jej jaki ma poziom cukru we krwi. Bywa, że Budzyńska musi jechać wtedy do szkoły żeby zażegnać kryzys i jest to koniec jej dnia pracy.
Taki ważny powód będzie dla Ciebie oparciem – choćby się waliło i paliło to musisz wokół niego zaplanować dzień. Może być stałym element życia (jak w przypadku Aleksandry Budzyńskiej) lub zmiennym (masz samolot o godz. 14.30 i tak wszystko zaplanujesz żeby na niego zdążyć)
Traktuj planowanie bardzo poważniej. Jeśli postanowiłeś coś zrobić to zrób wszystko, żeby to zrobić. Nie dawaj satysfakcji złośliwcom mówiącym, że lista zadań to lista pobożnych życzeń.
Przy planowaniu dnia przyda Ci się wiedza:
- jak zadania zmieniać w nawyki, których nie musisz planować (ich wykonanie pochłania zdecydowanie mniej energii)
- czemu lepiej nie polegać na silnej woli
- jak skoncentrować się na pracy;
- w jaki sposób zorganizować otoczenie żeby sprzyjało twoim planom;
- jak unikać rozpraszaczy
- jak ustalać cele
A teraz pora na szczegóły, bo to od nich wszystko zależy
Szlachetna sztuka mówienia „nie”
Gdybym chciał wypisać wszystkie ważne i pilne sprawy, które powinienem jutro zrobić, lista pewnie miałaby 10-20 punktów. Szanse na jej realizację – zerowe. Dlatego wybieram 1-3 zadania, które wiem, że dam radę zrobić. Reszcie mówię „nie” (lub „nie dziś”).
Skuteczność w pracy i szczęście w życiu prywatnym polega na skupieniu się na najważniejszych sprawach. Zbyt wiele zobowiązań w tym przeszkadza.
Jeśli zgadzasz się zrobić wszystko, o co cię poproszą, pozwalasz na to, by cały twój czas wypełniło realizowanie zadań ważnych, a niekoniecznie dla ciebie – przestrzega Leo Babauta w „Skup się”.
Zabraknie Ci czasu i energii na twoje priorytety, obcy ludzie zajmą w twoim życiu miejsce przeznaczone dla twoich bliskich i znajomych, oddasz się na pastwę stresu i przepracowania. A co z twoim odpoczynkiem i regeneracją?
Każdym razem kiedy mówię „nie” dla czegoś co nie jest ważne, mówię „tak” dla rzeczy, która jest ważna – podkreśla Michael Hyatt.
Mówienie „nie” sobie i innym nie jest łatwe. Co ja piszę, jest cholernie trudne. Szczególnie jeśli nie chcesz sprawić przykrości ważnym dla ciebie osobom i mieć poczucie winy, że jesteś egoistą. Lub jesteś „miłym” facetem/kobietą, który chce każdego uszczęśliwić (a potem klniesz pod nosem).
Warto wypracować nawyk odmawiania, chyba, że rzeczywiście jest poważny, bardzo poważny, powód, żeby powiedzieć „tak”.
Mówienie „nie” trzeba trenować, a początki pewnie nie będą przyjemne. Zacznij od małych kroków. Np. zrób listę zadań i skreśl jedno z nich. Spróbuj grzecznie i zdecydowanie odmówić koledze z pracy, który chce zrzucić na ciebie część swoich obowiązków. Nie namawiam do bycie niekoleżeńskim. Namawiam żeby skupić się na tym co dla nas jest najważniejsze.
Przygotuj szablon odmowy, który wykorzystasz odpowiadając na e-maile. Opracuj też standardową odpowiedź do użycia w rozmowie osobistej. Zacznij przykładowo od: „Trudno jest mi odmówić tobie. Rozumiem, że tobie jest trudno to słyszeć”.
To jeden z elementów tego co Holly Weeks nazywa „neutralnym nie” – wyjściem poza konflikt lub zachowanie dobrych relacji na siłę. „Neutralne nie” nie jest agresywne, szorstkie, wojownicze, przepraszające lub zbyt miłe. To jasna, zrównoważona, niepodlegająca zmianie odpowiedź.
Prośba od przełożonego? Greg McKeown proponuje: przedstaw mu listę projektów w które jesteś zaangażowany, wskaż, które są dla ciebie priorytetowe i zapytaj go o opinię. W ten sposób szef zorientuje się jak dużo masz na głowie, a ty nie będziesz musiał mówić „nie” wprost.
A w życiu rodzinnym? Ponieważ pracuję w domu, robię wszystko żeby ogarnąć zadania kiedy córka jest w szkole. Jeśli mimo wszystko muszę coś zrobić kiedy jest w domu (i nie śpi), umawiamy się np. że mam na to 30 minut i koniec. Niezłym rozwiązaniem wydaje się zasada: po godzinie …. nie ma w domu pracy.
Timeful presents a Dan Moment: Saying No from Timeful on Vimeo.
Proste jest piękne!
W Internecie znajdziesz dziesiątki programów i aplikacji do planowania on-line i off-line. Niemal każdy guru od produktywności i zarządzania czasem ma swój pomysł na to jak planować. Niektóre systemu są bardzo skomplikowane, inne mniej.
Moja rada: im mniej skomplikowane narzędzie do planowanie tym lepiej. Systematyczne planowanie samo w sobie może kosztować Ciebie sporo wysiłku. Nie potrzebujesz dodatkowo obciążać się wypełnianiem dziesiątek tabelek jakiegoś wyrafinowanego systemu.
Sprawdź jak proste i przystępne może być planowanie – to np. metoda Jake’a Lodwicka
Jeśli chciałbyś spróbować nieprzekombinowanych, praktycznych i skutecznych narzędzi do planowania via Internet polecam bardzo fajne programy Nozbe i Asana.
Ponieważ metod, programów, aplikacji do planowania jest bardzo dużo, kusi, żeby co chwila próbować nowego rozwiązania. Nie tędy droga.
Wybierz jedną metodę lub aplikację i poznaj ją dogłębnie. Używaj systemu przez co najmniej 6 miesięcy zanim zaczniesz szukać czegoś nowego. Przeczytaj raz jeszcze podręcznik autora metody, której używasz. Przemyśl, jaki był zamysł twórców. Znajdź nową funkcję, której jeszcze nie używałeś – radzi Marcin Kwieciński z projektu Ogarnij Chaos.
Papier czy monitor
No właśnie. Planować na kartce papieru czy na ekranie smartfonu? Zdumiewające jak wiele osób staje się fanami starożytnej sztuki użycia ręki, długopisu i papieru. Rezygnują – na próbę – z korzystaniem z kalendarzy, planerów czy specjalnych aplikacji dostępny on – line i już do nich nie wraca. Wybierają „staroświeckie” notesy.
Używanie papieru przywróciło mojemu życiu niespodziewanie dużo radości. Przewaga była też praktyczna: ograniczona ilość miejsca zmuszała mnie do bezlitosnego decydowania, które zadania są najważniejsze. Codzienne poranne sprawdzanie notesu wytworzyło rytuał i nadawało porządek mojemu dniu. A fizyczny akt pisania bardziej mnie angażował – lepiej zapamiętywałam sprawy – tak swoje doświadczenia z „papierowym” planowanie opisuje Kat Ascharya.
Polepszenie pamięci i koncentracji oraz większa elastyczność w pracy nad pomysłami – takie zalety szkicowania na papierze znalazła Laura Busche.
Chcesz lepiej zapamiętać co było na konferencji, szkoleniu lub zajęciach? Notuj na papierze – to wnioski naukowców z Princeton University i University of California. Pisząc na klawiaturze zgromadzisz szybciej więcej informacji, ale jednocześnie twój mózg będzie bardziej zrelaksowany i mniej wiadomości pozostanie w pamięci.
Sam całkiem niedawno zauważyłem, że czuję mniejsze zmęczenie i zestresowanie korzystając z papierowego notatnika niż kolejny raz otwierając aplikację na smartfonie.
Być może najlepiej korzystać ze wszystkich dostępnych narzędzi – papierowych i elektronicznych. Jeszcze pracuję nad takim hybrydowym systemem. Teraz wpisuję projekty i zadania do Asana, a pomysły – np. na wpisy na Motywacja Do – w notesie
Tradycyjny papierowy notes wymusza prostotę planowania, a korzystanie z niego – wbrew pozorom – kosztuje czasem mniej czasu i energii.
Na pewno wiele webowych aplikacji ułatwia pracę w zespole. Np. w Nozbe czy Asanie możesz planować projekty z dostępem dla innych pracowników – będą mogli na bieżąco śledzić postęp prac, wymieniać się uwagami czy materiałami. To może być m. in. dobra alternatywa dla e-maili.
Pamiętaj, że korzystanie z internetowych narzędzi sprzyja dekoncentracji. Ryzykujesz, że „tylko na chwilkę” zajrzysz na FB sprawdzić co ciekawego napisali znajomi lub jakie zdjęcie pojawiło się na Instagramie. 15 minut później …
Jak przygotować plan B
Znasz powiedzenie o Bogu, którego rozśmieszamy mówiąc mu o swoich planach.
Jednak to, że nie jesteśmy w stanie przewidzieć przyszłości nie znaczy, że powinniśmy rezygnować z przygotowanie planów B, a może i C.
Świetnie sprawdza się technika „Jeśli … to…”. Dzięki niej kiedy musisz zmienić plan nie stracisz czasu i energii na szybkie wymyślanie nowego rozwiązania. Działanie pod presją czasu lub silnych emocji często nie sprzyja znajdywaniu optymalnych rozwiązań i sprowadza się do skorzystania z pierwotnego mechanizmu „ucieczka lub atak”.
Czy warto przewidywać przyszłość
Dyskutowałem z kolegą na Facebooku o planowaniu działań i przewidywaniu tego co może pójść nie tak (tak robią amerykańscy komandosi przed akcją).
„Życie przynieść może milion wariantów przyszłości, to chyba szkoda czasu na przygotowywanie się do wszystkich” – zauważył przytomnie Karol.
Zdecydowanie ma rację. To by było szaleństwo. Niepotrzebna i niewykonywalna robota.
Dlatego zastanawianie się nad tym co zrobisz jeśli twój plan spali na panewce ogranicz tylko do 1-3 najważniejszych spraw.
Kiedy planować?
Jeszcze niedawno planowanie zostawiałem na rano. Jednak teraz eksperymentuję z planowaniem wieczorem, dzień wcześniej. I efekty są lepsze.
Po serii porannych rytuałówmogę od razu zabrać się za pracę – bez tracenia energii na decydowanie co jest tego dnia priorytetem.
Neil Patel takie podejście umieścił na pierwszym miejscu listy 16 sposobów żeby wykonać większość pracy do południa.
Moja rekomendacja: planuj wieczorem nie tylko jakie 1-3 najważniejsze rzeczy zrobisz kolejnego dnia. Zdecyduj w co się ubierzesz, co zjesz, jaki film obejrzysz z chłopakiem, do kogo zadzwonisz żeby pogawędzić i inne rzeczy, które możesz przewidzieć.
Decydowanie kosztuje nasz mózg bardzo dużo energii. Lepiej zachować ją na ważniejsze sprawy niż wybór bluzki czy koszuli (to sposób m. in. prezydenta USA Baracka Obamy)
Rano czy wieczorem – decyzja zależy do Ciebie. Przetestuj przez tydzień każde rozwiązanie i sprawdź, które lepiej ci służy.
A co z moją spontanicznością? Nie chcę jej zabijać!
Wątpliwość, która pojawia się zawsze kiedy mowa o planowaniu. Czy planowanie sprawi, że moje życie będzie koszmarnie nudne i pozbawione spontaniczności? Oddaję głos ekspertce.
Kiedy mówię kobietom, z którymi pracuję, o planowaniu różnych rzeczy, np. randki z mężem, czytaniu książki czy wyjściu na nordic walking nad Wisłę, reagują one dokładnie tak, jak to opisałeś. Podstawowy zarzut, jaki słyszę to: „O mój Boże, ale jak ja tak wszystko będę planować, to osiągnę zerowy poziom spontanu w życiu! Ja tak nie mogę!” – opowiada Aleksandra Budzyńska w rozmowie z Michałem Śliwińskim. I dodaje: – Wtedy ja proszę: „OK. Powiedz mi zatem, kiedy ostatnio tak spontanicznie przeczytałaś książkę!” I wtedy jest chwila konsternacji, natężone myślenie i… nie potrafią sobie przypomnieć! To ja już wolę niespontanicznie czytać książkę codziennie niż spontanicznie nie czytać wcale! 🙂
Jestem przekonany: dzięki planowaniu niewiele stracisz, a zyskasz szansę na zrobienie rzeczy, które zawsze chciałeś zrobić (ale jakoś dziwnym trafem nie robiłeś).
Jednak uwaga. Są fani precyzyjnego planowania całego dnia. Z dokładnością do pięciu minut. To rzeczywiście może zabić wszelką radość z nieoczekiwanych zdarzeń, które przynosi Tobie życie.
Dlatego warto żebyś zostawił sobie czas „niezaplanowany” – bez konkretnych rzeczy do zrobienia, ale dedykowany – zblokowany – na rekreację, życie towarzyskie czy rodzinne.
No właśnie, blokowanie czasu…
Czas w bloku
Zbieraj podobne do siebie czynności w bloki zadań. Robię tak np. z telefonami, odpisywaniem na e-maile czy wpisy na Facebooku. Staram się robić jedne, duże zakupy żeby uniknąć straty energii i czasu na wyjścia do sklepu po kilka razy w tygodniu.
To nie wszystko. W porze twojej największej produktywności – u mnie to czas do południa – zaplanuj blok najważniejszych rzeczy do zrobienia.
Żeby osiągnąć niezwykłe wyniki, weź notes lub kalendarz i podczas każdej sesji planowania dnia, wyznacz trzy bloki: kiedy będziesz odpoczywał, przynajmniej 4 godziny przeznaczone na Jedną Rzecz* oraz przynajmniej godzinę tygodniowo na sprawdzenie jak ci idzie realizacja celów – radzi Gary Keller w „Jednej rzeczy” (świetna książka, powinieneś ją przeczytać!).
*Jedna Rzecz to sprawa, która jest dla ciebie najważniejsza – po jej wykonaniu wszystko będzie łatwiejsze lub niepotrzebne
Keller podkreśla: musisz zdecydowanie bronić zaplanowanych przez siebie bloków czasowych. Chodzi przede wszystkim o czas poświęcony na Jedną Rzecz. Wracamy do sztuki mówienia „nie” ludziom i sprawom, które nie są dla ciebie ważne.
W „zblokowanym czasie” jedyną rzeczą, którą możesz robić, poza pracą nad projektem (lub inną sprawą, której dedykowałeś blok – rp) jest jedzenie, picie i spanie – podkreśla Tobi Hannah.
Pomóż sobie w planowaniu
Pamiętaj, że łatwiej i sprawniej zaplanujesz kiedy będziesz wyspany, zjesz wartościowy posiłek, zadbasz o ruch fizyczny, posprzątasz biurko i skrzynkę e-mail.
Na koniec mądre słowa Margarity Tartakovsky o których staram się pamiętać:
„Produktywność nie oznacza, że masz być koniem pociągowym, ciągle zajętym lub pracującym do późna w nocy. Chodzi bardziej o priorytety, planowanie i bezwzględną ochronę swojego czasu”
Co sprawia Tobie największy problem przy planowaniu? Napisz na forum, a ja spróbuję znaleźć receptę!