Skończyłem z gadaniem, że nie mam czasu. Raz na zawsze. Bo, jak będę chciał Was przekonać, czasu mamy wystarczająco dużo. Każdy z nas. Problem w tym, że zazwyczaj marnie go wykorzystujemy. Wiem jak to zrobić
Kiedyś bardzo fascynowało mnie zarządzanie czasem. Szukałem nowych metod, trików, systemów. Wszystko po to żeby być bardziej efektywnym i jednocześnie mieć więcej czasu.
Przyszedł moment kiedy rozpisywałem szczegółowo cały dzień. O godz. 8.30 odprowadzam Hanie do przedszkola, o 9 biegam, o 10 zaczynam planówkę w redakcji, o 10.30 rozmowa z marszałkiem województwa, o 12.10 wraca dyrektor firmy xyz do którego muszę koniecznie się dodzwonić, potem seria telefonów do różnych osób, a do 14 muszę oddać tekst do magazynowego wydania itd. Każdy dzień był wypełniony po brzegi zadaniami.
Oczywiście prawie codziennie działo się coś nieprzewidzianego i plan diabli brali. Już nawet nie wspomnę o tym, że że wiele rzeczy wymagających dużej ilości energii zostawało mi do zrobienia na wieczór, kiedy po prostu nie miałem już sił. Słabo.
Później podchwyciłem inny pomysł na zarządzanie czasem – układałem zadania od najważniejszych po te najmniej ważne. Zgodnie z radą, już nie pamiętam kogo, „ priorytowałem bez litości”. Efekt? Cóż, większość zadań trafiała do kategorii A czyli najważniejszych. Frustracja rosła, bo oczywiście kiedy niemal wszystko co planowałem zrobić trafiało do pojemnika z etykietą „najważniejsze”, najzwyczajniej w świecie czułem, że brakuje mi doby na odfajkowanie wszystkich zadań. I tak wkurzony wracałem do punktu wyjścia.
(Przeczytaj dlaczego multitasking jest fatalnym pomysłem)
Szukałem nowych rozwiązań i je znajdowałem. Coraz bardziej wyrafinowane metody „zarządzania sobą w czasie”. Z podobnym efektem. Nie byłem wcale bardzie efektywny w pracy lub bardziej szczęśliwy w życiu poza pracą.
I tak wpadła mi w ręce książka Richarda Kocha „Zasada 80/20” (czytałem w angielskim oryginale). Koch ni mniej ni więcej twierdzi, że każdy z nas ma w bród czasu. Tylko marnie z niego korzystamy. Dodam, że Koch pisze nie tylko o czasie – Zasada 80/20 może zrewolucjonizować wszystkie dziedziny życia.
Zanim przejdę dalej, prośba: weźcie z mojego wpisu wszystko co Wam pasuje i co sprawdzi się w Waszym życiu. Nie wiem jaką macie pracę czy pasję. Być może zasady o których piszę niżej nie pasują do tego co robicie. W moim przypadku sprawdziły się idealnie i oceniam, że niemal każdy moje je zastosować.
Do dzieła.
Czas jest naszym przyjacielem, a nie wrogiem. Czas, którym minął nie jest czasem straconym. Czas zawsze do nas wraca. Dlatego jest siedem dni w tygodniu, 12 miesięcy w roku i dlatego zmieniają się pory roku – pisze Koch.
Koch bardzo przekonująco dowodzi, że zdecydowaną większość czasu trawimy na sprawy o małym znaczeniu, które nie zwiększają naszej radości z życia, ani nie prowadzą do większej produktywności. Oblicza: +/- 80 proc. naszych osiągnięć (szczęścia) zdobywamy (odczuwamy) przez +/- 20 procent naszego czasu.
Większość tego co robimy jest niskiej jakości. Małe fragmenty naszego czasu są bardziej wartościowe niż reszta. Jeśli dobrze wykorzystujemy tylko 20 procent czas to nie jest tak, że go nam brakuje! – przekonuje Koch.
Pomyślcie chwilę czy to pasuje do Waszego życia. Tak? To trzeba – pisze Richard Koch – zrobić wszystko, żeby skupiać się na 20 procentach spraw, które zwiększą naszą efektywność i np. będziemy mieli dzięki nim największy zysk, a 80 procent czasu poświęcać rzeczom, które dają nam radość.
Zasada 80/20 mówi, że powinniśmy mniej działać – podkreśla Richard Koch.
Ciekawe , prawda?
Nie chodzi o prostackie leniuchowanie. Rzecz w tym, żeby robić tylko to co przynosi największe efekty lub daje nam najwięcej szczęścia.
Zacząłem wprowadzać zasadę 80/20 w swoim życiu. I oto kilka spostrzeżeń:
- wiem, że przez cały dzień najlepiej mi się pisze rano. Wtedy mam najwięcej pomysłów i „najlżejsze pióro”. Dlatego wstaję wcześniej i robię wszystko żeby zasiadać do pisania notek na blogu, artykułów czy powieści wcześnie rano i pracować intensywnie do południa. Przez te 20 procent doby napiszę zdecydowanie więcej i lepiej niż przez 80 procent reszty dnia.
- czas spędzony z córką daje mi wielką radość. Dlatego staram się żeby było go jak najwięcej. Nie na zasadzie: Hania coś robi, a ja obok sprawdzam na komórce Facebooka. Nie. Aktywnie: bawiąc się, czytając, kolorując kolorowanki, grając w gry, idąc na basen czy rolki.
- kiedyś oglądałem w telewizji Fakty i Wiadomości. Skończyłem z tym i mam godzinę na rzeczywiście ważne dla mnie rzeczy. Szczerze mówiąc, w ogóle zrezygnowałem z oglądania telewizji. I nadal uważam, że jestem nieźle poinformowany.
- staram się spędzać czas i podtrzymywać kontakt tylko z tymi ludźmi, których lubię, cenię i szanuję.
- nie lubię sprzątać. Dlatego wolę wynajmować do tego panią, która robi to szybciej i lepiej, a ja mam czas i energię na inne sprawy.
- nie oglądam filmów na chybił trafił. Wybieram tylko te, które mają najlepsze recenzje (polecam serwisy Rottentomatoes lub Metacritic) lub rekomendują je znajomi, którzy mają podobny gust. Z daleka trzymam się od stron takich jak Filmweb na których oceny wystawia anonimowa masa internautów. Bo jeśli arcydzieło kina, np. „Do utraty tchu” Godarda, dostaje tylko 7,7 punktów na 10…
No dobrze. Na koniec kilka słów o tym jakich narzędzi używam żeby pamiętać o wszystkim co mam zrobić i żeby nie zboczyć z kursu, który obrałem. Bardzo długo używałem Nozbe. To świetny program oparty na zasadach GTD, metody wymyślonej przez Allena.
W skrócie: zapisuje się wszystko co tylko pojawi się w naszej głowie jako rzecz do zrobienia. Nie musimy niczego pamiętać, uwalniamy umysł od zbędnego balasu. Z takiej listy zadań – lub zbiorów zadań czyli projektów – wybieramy te, które z jakiś powodów chcemy zrobić w pierwszej kolejności. W moim przypadku metoda sprawdza się bardzo dobrze.
Teraz przeskoczyłem na internetową Asana. Działa na bardzo podobnych zasadach jak Nozbe – jest równie prosta i w dodatku nie trzeba za nią płacić.
Oczywiście Nozbe lub Asana ani inny program/aplikacja nie są konieczne. Tak naprawdę wystarczą kartki papieru na których będziemy spisywać zadania i projekty do realizacji.
Czy w Waszym życiu Zasada 80/20 sprawdza się? Napiszcie na forum, jestem ciekaw czy warto zagłębiać się na blogu w ten temat.