To pewnie najpopularniejsza rzecz jaką robi większość z nas po przyjściu rano do firmy – sprawdzanie e-maili (picia kawy nie liczę). To też jeden z najgorszych patentów na rozpoczęcie dnia, nie tylko w pracy.
Dobrze pamiętam powroty z urlopów do redakcji. Za każdym razem zalewały mnie tony nieprzeczytanych e-maili. W 95 proc. z przeterminowanymi i nieprzydatnymi informacjami. Po kilku godzinach karczowania skrzynki pocztowej przychodziła mi do głowy natrętna myśl: a może zaznaczyć wszystkie wiadomości i kliknąć „delete”?
Zaraz się przekonacie, że wcale nie byłby to głupi pomysł… Dodatkowo dowiecie się:
- ile kosztuje nasz mózg poranne sprawdzanie e-maili
- dlaczego skrzynka odbiorcza w Gmailu lub Outluku ma tak uwodzicielską moc
- czemu e-maile robią z nas szczury
- jak radzić sobie z pocztą elektroniczną, a nawet zdobyć czarny pas e-mail ninja!
Najpierw wyjaśnijmy dlaczego nawyk rozpoczynania pracy od sprawdzania e-maili jest zły.
Przerabianie dużej ilości informacji zużywa dużo naszych wewnętrznych zasobów – podkreśla David Rock, wybitny badacz mózgu i autor świetnej książki „Your brain at work”.
Większość z nas jest najbardziej produktywnych i kreatywnych rano. Mamy wtedy świeży umysł i duży zasób energii. Jeśli zużyjemy ją na czytanie e-maili (przyswajanie nowych informacji z wiadomości i decydowanie co z nimi zrobić) to zabraknie nam paliw do realizacji ważniejszych działań wymagających umysłowego wysiłku. Dzieje się tak, bo za podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów odpowiada w naszym mózgu kora przedczołowa –część mózgu, która bardzo szybko się męczy. David Rock zauważył, że zaledwie 10 minut sprawdzania e-maili zużywa energię potrzebną do najważniejszej porannej czynności – zaplanowania 3-4 priorytetowych spraw, które zrobimy wciągu dnia.
(Przeczytaj co robi i czego nie robi Barack Obama żeby oszczędzać swoją wewnętrzną energię)
Dla wielu osób poranek to najbardziej produktywna część dnia. Sprawdzanie poczty elektronicznej jest bardzo kuszące, tak więc w rezultacie poświęcają ten najbardziej produktywny czas na czytanie e-maili – pisze ekonomista behawioralny, profesor i pisarz Dan Ariely w świetnej książce Jocelyn K.Glei „Zarządzanie codziennością”
Dlaczego skrzynka e-mail ma tak uwodzicielską moc? Posłuchajmy znów eksperta.
Gdy coś robimy, lubimy czuć, że robimy postępy. Tak więc gdy usuniesz dziesięć wiadomości ze swojej skrzynki odbiorczej, czujesz się, jakbyś czegoś dokonał. Jednak jeśli się nad tym zastanowisz, to wcale nie jest pewne, że przyniesie ci to jakąkolwiek korzyść – podkreśla Ariely.
Ulegamy złudzeniu, że kiedy odbieramy, czytamy i wysyłamy wiadomości, wykonujemy sensowną pracę. Zamiast być pro aktywnym tracimy czas i energię na reagowanie na to co wrzucili nam inni.
E-mail robi z nas szczura
Pamiętacie słynny eksperyment Burrhusa Frederica Skinnera ze szczurami? Gryzoń ma w klatce dźwignię – co setny raz po jej naciśnięciu dostaje ser. Naturalnie szczur jest podekscytowany. Będzie jeszcze bardziej podniecony jeśli schemat wzmocnień jest nieregularny — czyli dostanie nagrodę pomiędzy pierwszym a setnym naciśnięciem dźwigni. Okazuje się, że podobnie jest z ludźmi.
Portale społecznościowe i e-maile są doskonałym przykładem zmiennego schematu wzmocnień. Zazwyczaj gdy pociągamy za dźwignię, czyli zaglądamy do skrzynki mailowej, nic ciekawego się nie dzieje. Jednak od czasu do czasu trafia się coś ekscytującego. I ten fakt, jak również to, że schemat wzmocnień jest w tym przypadku nieprzewidywalny, sprawiają, że nieustannie sprawdzamy pocztę – zauważa Ariely.
(Dowiedz się dlaczego warto zastosować dietę informacyjną)
Już wiemy, że emaile to „samo zło” 😉 Jak przestać być ich niewolnikiem?
Zostań e-mail ninja!
Najlepiej chyba byłoby, gdyby menedżerowie porozmawiali z działem informatycznym i zarządzili, że w godzinach od ósmej do jedenastej każdego dnia e-maile nie będą dostarczane – takie hardcorowe rozwiązanie proponuje Dan Ariely.
Oto kilka innych – mniej drastycznych – wskazówek do rozważenia. Sam korzystam z wielu z nich. Naturalnie to tylko podpowiedzi. Jak zawsze sami najlepiej będziecie wiedzieli, które pasują do waszego stylu życiu i pracy, którą wykonujecie. Być może wasze zadanie polega właśnie na pracy z e-mailami…
Do dzieła!
– nie sprawdzaj prywatnej/służbowej skrzynki rano: podczas śniadania, jazdy metrem lub autobusem i zaraz po przyjściu do firmy
– ustal o której godzinie zabierzesz się za służbową skrzynkę pocztową (np. o 11, a potem o 14). Ewentualnie umów się z sobą, że zajrzysz do inboxa po wykonaniu konkretnego zadania.
– wyłącz automatyczne powiadomienie sygnalizujące na monitorze komputera lub smartfona przyjście nowego e-maila
– zdecyduj rano jakie masz 3-4 priorytetowe sprawy, które chcesz dzisiaj zrobić. Zamknij program pocztowy na czas wykonania każdego z nich. Łatwiej będzie uniknąć pokusy zajrzenia do skrzynki. David Rock przestrzega: jak zerkniesz do skrzynki odbiorczej i zauważysz wiadomości od znajomych to powstrzymanie się od ich przeczytania stanie się niezwykle trudne.
– podziel dzień pracy na moduły: poranny przeznaczony na kreatywną pracę (lub wieczorny jeśli jesteś „sową”), późniejszy na spotkania, rozmowy telefoniczne i oczywiście osobny na odpowiedzi na emaile. Dodatkowa korzyść: takie zmiany zapewnią odpoczynek twojemu mózgowi.
– sprawdzając skrzynkę e-mail przejrzyj szybko tytuły i autorów wiadomości. Wybierz najważniejsze na które powinieneś najpierw zareagować. Resztę zostaw na później (np. na ostatnią godzinę pracy).
– działaj szybko i bezwzględnie. Po otwarciu e-maila zdecyduj: przesyłasz go do archiwum, wyrzucasz do kosza, odpowiadasz krótko (maksymalnie 5 zdań, na dłuższe formy przeznacz załącznik. Pomyśl czy rzeczywiście musisz odpisywać), zapisujesz jako zadanie do wykonania na swojej liście, przesyłasz dalej lub wykonujesz związane z nim zadanie od ręki (jeśli nie zajmie więcej niż 2 minuty). Ostatecznie albo usuwasz wiadomość albo ją archiwizujesz. I nierzesz na warsztat następny e-mail.
– wyczyść pod koniec dnia inbox. Przenieś do archiwum lub innych folderów co trzeba, śmieci usuń do kosza. Gwarantuję: po zzerowaniu skrzynki od razu poczujesz się lepiej. A następnego dnia rano nie będziesz miał zaległości. To jedno z tych drobnych działań, które przynosi świetne efekty.
– masz wypełniony inbox setkami, a nawet tysiącami e-maili? Stwórz folder do którego przeniesiesz wszystkie nieprzeczytane wiadomości. Będziesz mógł go systematycznie opróżniać – inbox będzie pusty i zapewni ci świeży start.
– jeśli możesz, zatrudnij osobę, która będzie odpowiedzialna za twoją skrzynkę pocztową. To dobry pomysł jeśli np. jesteś szefem firmy i codziennie dostajesz setki emaili. Tak zrobił m. in. Michał Śliwiński, szef Nozbe (to świetne narzędzie do zarządzania czasem). Proste i skuteczne rozwiązanie.
– zrezygnuj w swojej firmie z używania e-maili. Są programy, które świetnie zastępują pocztę elektroniczną w takiej komunikacji. Do wyboru płatne (np. wspomniany Nozbe) i darmowe (np. Asana).
– zadbaj żeby do skrzynki odbiorczej trafiały tylko ważne e-maile. Reszta powinna automatycznie lądować w koszu lub w spamie (jak „zabawne” mejle od znajomych). Wykorzystaj filtry lub reguły, które oferują różne programy pocztowe. Utwórz foldery do których zawędrują wiadomości z określonych adresów np. newslettery. W każdej chwili możesz do nich wrócić.
(Przeczytaj jak drobne działania przynoszą wspaniałe efekty)
Podsumowanie.
Poczta elektroniczna to wspaniałe narzędzie, które – jak każde narzędzie – źle wykorzystane może narobić szkód. Rozpoczynanie dnia od sprawdzenia skrzynki e-maile to zły nawyk. Czytanie i odpisywanie na e-maile kosztuje nasz mózg bardzo dużo energii. Daje też często złudne wrażenie wykonania konkretnej pracy. Dlatego zaplanujcie kiedy i w jakich sytuacjach będziecie zajmować się e-mailami. Szybko przekonacie się jak mało jest elektronicznych wiadomości, które nie mogą poczekać kilka godzin na odpowiedź.
Korzystając z reguł i folderów tak zorganizujcie waszą skrzynkę e-mailową, żeby do inboxa trafiały tylko najważniejsze wiadomości. Działajcie szybko i bezwzględnie: przeczytania wiadomość trafia do archiwum lub do kosza. Szkrzynka odbiorcza powinna być na koniec dnia pusta. Niech Wam przyświeca najważniejszy cel: nie tracić energii potrzebnej do realizacji naprawdę ważnych zadań.
I jeszcze jedno zaskakujące spostrzeżenie. Wydaje się, że jeśli cały czas będziemy „on” to ogarniemy natłok codziennych spraw – w tym e-maili. Jest inaczej. Bycie aktywnym 24/7 oznacza, że rzeczy do zrobienia będzie ci…przybywać.
Ludzie zauważają, że szybko odpowiadasz na e-maile i dlatego mają tendencję żeby przesyłać ci więcej wiadomości – pisze David Rock.
Jakie są wasze sposoby na e-maile?