Dobrze napisane zadanie jest bezcenne jak uśmiech na twarzy Mateusza Grzesiaka. Nie. O niebo ważniejsze.
Kiedy masz spisaną listę konkretnych zadań – rzeczy do zrobienia – będziesz bardziej skuteczny i produktywny. Wiesz jaki kolejny krok trzeba zrobić. Masz jasność umysłu, łatwiej mierzyć Ci postępy. Bez względu na to czy chodzi o pracę, hobby czy sprawy dotyczące rodziny lub domu. Unikniesz też pokusy odłożenia ważnego zadania na później. Prokrastynacja to potwór, który karmi się naszą niechęcią lub lękiem przed WIELKIM zadaniem. Rozbij je za mniejsze akcje i będzie łatwiej. Jak się zjada słonia? Po kawałku.
(Dowiedz się jak lista zadań doda ci skrzydeł)
Tymczasem ostatnio przyłapałem się na zapisaniu takiego oto zadania w mojej aplikacji Asana: „Zorganizuj urodziny Hani”. Przeczytałem je raz. Drugi. Za trzecim razem już wiedziałem. Jeśli tak je zostawię, to tylko utrudnię sobie zrobienie imprezy dla córeczki.
Wiesz dlaczego? Przynajmniej z czterech powodów:
- to nie jest konkretne zadanie do wykonania (tylko przedsięwzięcie/projekt składające się z wielu nieokreślonych zadań)
- nie ma wyznaczonego dedlajnu
- nie zachęca do działania
- jest raczej wyrazem tego co chcę osiągnąć, a nie kroku, którym mam wykonać
W efekcie nie wiem od czego zacząć, ile mam na to czasu, kogo potrzebuję do współpracy itp. Słabo. Co z tym zrobić?
[FM_form id=”14″]
JAK NAPISAĆ IDEALNE ZADANIE NA LISTĘ ZADAŃ DO ZROBIENIA
Hamza Khan podpowiada, że dobrze napisane zadanie składa się z następujących elementów:
Działania – to jedna pojedyncza akcja, którą musisz wykonać. Ja zaczynam pisanie zadania od czasownika. Drobiazg, a bardzo pomaga w działaniu.
Np. „Napisz listę urodzinowych gości”
Jeśli masz wątpliwości czy coś jest pojedynczą akcją (np. „znajdź”, „zbierz”, „zadzwoń”) czy wymaga wielu kroków (np. „zaprojektuj”, „rozwiąż”, „skompletuj” ), rzuć okiem na listę przygotowaną przez Sue Becker:
(Przeczytaj więcej jak być mistrzem w planowaniu)
Szczegółów – coś co jest mi bliskie; Khan radzi wykorzystać pytania z odwróconej dziennikarskiej piramidy. Tworząc zadanie odpowiedz na pytania: kto, co, dlaczego i jak.
Dobrze napisane zadanie powinno zawierać odpowiedź na te pytania tak jak klasycznie skonstruowana dziennikarska informacja.
Oto nasz przerobiony przykład: „Napisz z Hanią listę gości na kartce”
Dedlajnu – kiedy masz zakończyć zadanie. Lepiej zarezerwować na nie więcej czasu i szybciej skończyć niż być zbytnim optymistą, a potem zawalić termin.
Wracając do przykładu z imprezą urodzinową, jedno z zadań może brzmieć:
„Zapisz z Hanią na kartce listę gości (do najbliższej soboty).
Przy tworzeniu zadania możesz też uwzględnić:
Kontekst
Jak ważne jest to zadanie? Z jakim rodzajem działania się wiąże (to ułatwia blokowanie podobnych czynności, np. pod hasłem „czas poświęcony dla dziecka”)? Wymaga większej ilości energii czy czasu? Może powinno być Jedną Rzeczą czyli najważniejszą sprawą, którą zajmiesz się tego dnia?
I jeszcze jedna podpowiedź na koniec. Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmie ci mniej niż 3 minuty, zrób to jak najszybciej zamiast zapisywać jako zadanie na przyszłość.