Jessie Neville bardzo się bała – właśnie wróciła do kancelarii prawniczej po urodzeniu trzeciego dziecka i 18 miesiącach przerwy. Żeby pogodzić obowiązki mamy z robotą musiała stać się mistrzynią zarządzania czasem.
Ponieważ Jessie nie wiedziała kiedy uda jej się zrobić zakupy, wpadała do sklepu po przyjściu opiekunki, w drodze do pracy. Później zauważyła, że bardziej pomoże rodzinnie skupiając się na pracy i zarabiając w kancelarii, niż zajmując się domowymi obowiązkami, które może wykonać ktoś inny. Wynajęła pomoc do sprzątania, a sprawunki robiła niania. Do firmy jeździła autobusem – musiała zrobić w domu wszystko na czas żeby zdążyć na przystanek.
Okazało się, że jeśli będzie pracowała mądrzej, może robić karierę i zarabiać więcej, bez rujnowania zdrowia i życia rodzinnego.
Czas w pracy przeznaczała na działania przynoszące największe korzyści, a nie wypełniała godzin czynnościami, które po prostu zajmowały jej czas. Jeśli musiała się spotkać po godzinach z ważnym klientem, mąż zajmował się dziećmi, ewentualnie jeden weekend w miesiącu przeznaczała na pracę – opowiada Laura Vanderkam, która opisała historię prawniczki w książce „I Know How She Does It: How Successful Women Make the Most of Their Time”.
Wierzę głęboko: jeśli mamie trójki dzieci udało się skuteczne zarządzanie czasem, to uda się każdemu z nas.
Oto 8 zasad dzięki, którym zarządzanie czasem przyjdzie Ci o wiele łatwiej.
[FM_form id=”16″]
- To nie prawda, że mam mało czasu
Wszyscy mamy go tyle samo: bezrobotni, urzędnicy, policjanci, milionerzy: 24 godziny na dobę czyli 1440 minut. To mało? Zależy na co go „wydasz”.
Kiedyś codziennie oglądałem „Fakty” i „Wiadomości”. To zajmowało mi godzinę. Tymczasem przez tych 60 minut mogłem np. pobawić się z dzieckiem, pomóc żonie, przygotować jedzenie do pracy na następny dzień, uprasować ubranie, przeczytać kilka stron książki, pobiegać, wyjść na rower lub spacer, zadzwonić do przyjaciela, pójść na siłownię, zaplanować kolejny dzień.
Wybór należał i należy do mnie.
Potraktuj czas jak pieniądz. Wszystko sprowadza się do mojej i Twojej decyzji – co warto „kupić” za 60 minut?
- „Mam tyle do zrobienia, że serio, brak mi czasu załadować taczki”
Jasne, tak może być. Jeśli pracujesz, masz męża/żonę i dzieci to twój dzień jest wypełniony po brzegi. Bez dwóch zdań.
Chcesz sprawdzić czy nie ucieka ci ta odrobina czasu, którą chciałbyś mieć np. na swoją pasję?
Zrób, proszę, prosty eksperyment.
Ustaw na komórce alarm – wieczorem, tuż przed zaśnięciem. Niech sygnalizuje przez tydzień, że masz poświęcić 5 minut na przejrzenie w myślach, co robiłeś przez cały dzień. Zapisz na kartce ile byłeś w pracy, ile poświęciłeś na dojazd, ile oglądałeś TV, a ile czasu surfowałeś po Internecie, poświęciłeś rodzinie, hobby, znajomym itp.
Po tygodniu będzie miał obraz tego na co „wydajesz” czas. Czy możesz z czegoś zrezygnować i zaoszczędzić go na inne zajęcie?
Najprostszym sposobem, żeby „kupić” sobie godzinę dziennie, to znaleźć spotkanie, które nie jest warte żebyś brał w nim udział. Spróbuj się z niego wymiksować – radzi Laura Vanderkam.
- Złota zasada poszukiwacza czasu
Czasu brakuje nam na rzeczy, które nie są dla nas RZECZYWIŚCIE WAŻNE. Lub mówiąc inaczej – jeśli coś jest dla ciebie priorytetem, to na pewno znajdziesz na to czas.
Skąd bierzesz czas na jedzenie trzech posiłków dziennie? Jak ci się udaje znaleźć czas na to całe spanie? Skąd potrafisz wytrzasnąć godziny dla dzieci, żony, chłopaka czy dziewczyny? Robisz to, bo to są sprawy rzeczywiście ważne. To część twojego życia, które nie podlega negocjacji – stwierdza Ryan Holiday.
Jeśli bardzo zależy Ci na robieniu jakiejś rzeczy, to zdecyduj – to jest mój priorytet i nie ma siły, muszę znaleźć na niego czas (jak na jedzenie, spanie, dzieci, ukochanego).
(Przeczytaj jak Ryan Holiday radzi przekuć problemy w sukcesy)
- Mniej zaplanuję = więcej zrobię
Im dłuższa jest moja lista, wypełniona „ciężkimi” rzeczami do zrobienia, tym większa szansa, że nie dam rady wszystkiego zrobić. Zawsze wydarzy się coś nieprzewidzianego, jakaś sprawa zajmie więcej czasu niż przewidywałem lub po prostu jestem zmęczony.
Lista zadań nie może stać się listą pobożnych życzeń. Ma być twoim przewodnikiem, który doprowadzi Cie tam gdzie chcesz dojść.
(Dowiedz się, jak być niebywale dobrym w planowaniu)
Jeśli na listę wpiszę 1-3 starannie wybrane, ważne – zmieniające coś w moim życiu sprawy – wiem, że dam radę je zrobić. Jeśli będzie ich więcej (nie liczę drobiazgów jak np. zakupy w sklepie 100 metrów od domu lub zarezerwowanie biletów do kina) ryzykuję, że coś istotnego będę musiał przenieść na kolejny dzień. Nie znoszę tego!
Z podobnych czynności tworzę bloki – np. wyjście do biblioteki łączę z zakupami i wizytą na poczcie. To bardzo, bardzo duża oszczędność czasu.
Listę zatwierdzam wieczór wcześniej. Oceniam czy są na niej najważniejsze działania, które przybliżą mnie do celu (np. napisania powieści), czy wystarczy mi na nie czasu i energii. Mam wątpliwości – przenoszę zadanie na inny dzień, skreślam je lub zastanawiam się, kto mógłby pomóc/wyręczyć mnie.
Zaplanowane, a nie wykonane/przełożone zadania rodzą frustrację. Wykonane dają radość, paliwo i motywację do dalszego działania.
- Koncentracja, koncentracja, koncentracja
Mój i Twój czas pożerają rozpraszacze – odruchowe zaglądanie do Facebooka i poczty e-mail, pikanie sygnalizujące, że na Messengerze czeka na ciebie wiadomość, robienie na raz dwóch, trzech rzeczy bardziej skomplikowanych niż rozmowa i jednoczesne wiązanie sznurówek. Aha, dorzućmy jeszcze zbyt częste pogawędki z kolegami i koleżankami.
Spróbuj okiełznać te bestie (to się da zrobić!), a sam zdziwisz się jak dużo czasu zyskasz. Tak, tak, także na drobne przyjemności, np. sprawdzanie jakie zdjęcia wrzucili znajomi na Facebooka lub Instagram.
To wcale nie jest łatwe, chyba, że właśnie znalazłeś się na bezludnej wyspie. Jednak umiejętność koncentracji jest numero uno w kategorii zarządzanie czasem.
Niektórzy odłączają się od sieci (jeśli nie mogą tego zrobić w pracy, to próbują wyrwać się z digitalowego przeładowania w domu, np. na trzy godziny odkładają laptopy, tablety, a smartfony wykorzystują tylko do dzwonienia). Inni wkładają zatyczki do uszu, słuchają muzyki, która ich izoluje od otoczenia lub przychodzą do pracy trochę wcześniej kiedy jest tam cisza. Ja wynoszę telefon komórkowy z pokoju i chowam w kurtce wiszącej na korytarzu. Sposobów jest wiele.
Ten trud opłaci się. Spróbuj – lub przypomnij sobie jakie to świetne uczucie – pracować w skupieniu nad jedną rzeczą i zakończyć ją w godzinę, a nie w dwie, trzy lub cztery (a może następnego dnia).
(Przeczytaj jak mądrze korzystać ze smartfonów)
- Dbaj o przerwy
Stosuję technikę Pomodoro – w skrócie: 25 minut skoncentrowanej pracy, 5 minut przerwy, co 2 godziny 20 minutowa przerwa.
Badania wykazały, że możemy skupić uwagę przez 20 minut na raz. Mózg traci zdolność do koncentracji mniej więcej co 20 minut – przypomina Josh Davis, profesor z NeuroLeadership Institute. Po tym czasie potrzebna jest chwila odpoczynku.
Pomodoro nie każdemu przypada do gustu, są osoby, które np. lubią pracować dłużej 40-60 minut. Jak zwykle warto przetestować metodę i dopasować do własnych potrzeb.
A co z tymi przerwami? Odpoczynek musi być „prawdziwy”. Pracujesz przy komputerze – wstań od monitora i zrób coś „fizycznego” (nie sięgaj po smartfona). Zadzwoń do przyjaciela, podlej kwiatki, umyj włosy, zrób sobie kanapki , idź na spacer. Wtedy twój mózg rzeczywiście odpocznie.
- Zarządzaj swoją energią, a nie czasem
Rób najważniejsze rzeczy, kiedy masz najwięcej energii. Dla większości z nas to czas przed południem. Bez względu na to czy jesteś raczej rannym ptaszkiem czy raczej sową, nie marnuj najbardziej produktywnych godzin na przeglądanie Allegro, oglądanie telewizji czy przekopywanie się przez Plotka.
Nie zawsze to możliwe. Np. być może kiedy masz „energetyczny szczyt” odwozisz/ przywozisz dzieci ze szkoły lub szef lubi organizować zebrania. Rzecz w tym żeby nie tracić najlepszego czasu na bezproduktywne działania.
- Wykorzystaj Prawo Parkinsona
Praca wypełnia cały czas jaki jest na nią przeznaczony – zauważył angielski historyk Cyril Northcote Parkinson. Też tak masz?
Jeśli tak, to spraw żeby to prawo działało na twoją korzyść. Joel Runyon, pisarz i przedsiębiorca radzi jak połączyć PP i zarządzanie czasem:
- nie ładuj laptopa. Będziesz musiał zakończyć pracę przed wyczerpaniem baterii
- pracujesz w pobliżu kawiarni? Postanów, że skończysz pracę z chwilą zamknięcia lokalu
- zdecyduj, że daną sprawę (służbową czy prywatną jak np. trening) załatwisz do godz. 10
- obiecaj przyjacielowi pieniądze jeśli nie zakończysz zadania w terminie (i wypłać je bez kombinowania!)
Jeśli chcesz więcej pomysłów jak wykorzystać Prawo Parkinsona – przeczytaj bardzo inspirujący tekst na stronie Joela Runyona.